Petits conseils pour utiliser adroitement votre messagerie

Quelque soit votre activité professionnelle, les professionnels du bien-être au travail s’accordent tous sur le fait que bien que les nouvelles technologies nous apportent une rapidité d’exécution dans nos communications, auprès de collègues, de clients, fournisseurs … elles sont également synonyme de stress permanent, de fil à la patte… Qui n’a jamais consulté sa boite mail en vacances « pour reprendre le boulot avec un temps d’avance », n’a jamais été tenté d’enregistrer sa boîte mail sur son smartphone personnel … ?

L’idée de passer des vacances déconnectées semble pourtant séduisante non? Et bien NON, si l’on suit un récent sondage qui nous révèle que nous sommes 70% (hommes et femmes confondus) à être stressés à l’idée de nous retrouver sans notre portable …

Sans se vouloir aussi extrêmiste que notre photo, voici quelques conseils pour appréhender différemment cet outil de travail ….

AU QUOTIDIEN

 –       Relativisez les urgences (la non réponse immédiate permet de voir si l’on est relancé …)

–       Imposez vous un code couleur pour prioriser vos mails ; les boites mails disposent toutes de ce genre d’options….faites l’expérience de ne pas répondre à certains mails , cela n’aura aucune conséquence (si si essayez !)

–       Consultez vos mails à des moments précis de la journée, pour ne pas être dans l’attente permanente de nouveaux messages ; consultez les 2 à 3 fois maxi par jour (mails vers 10h plutôt qu’à votre arrivée le matin, en milieu d’après-midi plutôt qu’après la pause déjeuner)

–       Supprimez  l’alerte qui indique l’arrivée des nouveaux messages, cela vous aidera à suivre le conseil précédent

–       Ne répondez pas du tac au tac ; vos clients pourraient penser que vous n’avez pas beaucoup d’activité !!

–       Triez bien vos courriers, notez en « indésirables » au fur et à mesure, créer des dossiers et sous dossiers, faites-vous des listes de diffusion pour gagner du temps …

–       Favorisez le contact réel … plutôt que de faire un mail à votre voisin de bureau ; la nécessité d’un mail peut aussi être une certaine « formalisation » qui n’est pas nécessaire entre collègues

AVANT DE PARTIR EN CONGES

–       Imposez vous un temps dans votre agenda pour traiter les mails à son retour de congés

–       Savoir dire et écrire, dans un mail d’absence, par exemple ; que vous ne pouvez traiter vos messages et prévoir  un passage de relais en cas d’urgence (vous vous serez bien sûr consultés en amont)

–       Annoncez dans ce même mail d’absence, la date de votre retour (J+1) ; ce qui vous laisse le temps de traiter ceux arrivés durant votre absence

 

Bonnes Vacances !!